Pak Radit Saya Mempunyai kasus di perusahaan saya,
saya Mempunyai Kantor Cabang di tempat lain sedangkan untuk Server penyimpanan
database berada di server Surabaya, Accurate apakah bisa online secara real
time transaksinya masuk ke server apabila saya menginput transaksi di
cabang?
Radit :
Untuk permasalahan yang bapak hadapi mengenai
apakah b ACCURATE bisa Online Secara real time transaksinya masuk ke server
apabila menginput transaksi di cabang, bisa pak. akan tetapi untuk mengakomodasi
transaksi online secara Real time membutuhkan bandwitch internet kuota yang
besar dan harus memilki tower jaringan sendiri agar koneksi jaringan berjalan
dengan baik & lancar, untuk memfasiltasi bagi client / pengguna Accurate
yang belum bisa menyediakan bandwitch internet yang besar dan tower tersendiri
dan transaksi di cabang tidak perlu menginput transaksi kembali di pusat
Accurate, Accounting Software
menyediakan Fitur Export Impor Transaksi.
Contoh Ilustrasi
Jika data transaksi di database B Cabang B akan di
Import kedalam database A Kantor Pusat A dan diakui sebagai Transaksi di
Database A, maka Branch ID(ID cabang) Database B harus di List kan terlebih
dahulu di List Branch ID Database A
Berikut ini
transaksi-transaksi yang dapat diekspor dan diimpor dengan menggunakan Fitur Export Import Transaction ACCURATE Ver 5
:
l. Currency
|
7. Sales Order
|
l3. Purchase Return
|
l9. Salesman
|
2. Item
|
8. Delivery
Order
|
l4. Vendor Payment
|
20.
Commission Range
|
3. Account
|
9. Sales Invoice
|
l5. Journal Voucher
|
2l. Selling Price Adjust
|
4. Customer
|
l0. Sales Return
|
l6. Other Deposit
|
|
5. Vendor
|
ll. Customer Receipt
|
l7. Other Payment
|
|
6. Tax
|
l2. Purchase Invoice
|
l8. Customer Type
|
Proses Ekspor
Impor dapat dilakukan
per transaksi atau sekelompok transaksi dan hanya dapat mengekspor data Insert dan Delete, tidak
untuk kondisi Edit (Update), jadi data dalam kondisi insert atau edit, ACCURATE tetap
mengganggap data tersebut adalah mode insdert saat diimport ke database lain.
Untuk
menghindari Error pada saat pengeksporan data cabang ke pusat, Anda harus memastikan bahwa master data pusat dan cabang sama persis. Master data
yang dimaksud disini seperti : Data Akun , Data Item dan Data Master lainnya.
Anda dapat
membuat master data cabang dengan menduplikasi database pusat menggunakan fitur Create New Branch. Fitur Create New Branch secara
otomatis akan membuatkan duplikasi data dari data
utama dengan kiode cabang yang berbeda dan otomatis membuatkan
data – data master seperti Item, Customer, Vendor, Tax, dll, sehingga data cabang siap untuk memulai
penginputan transaksi.
Alur Proses Export – Import :
CABANG
MENGEKSPOR TRANSAKSI-TRANSAKSI YANG DIINGINKAN
UNTUK DIKIRIMKAN KE DATA UTAMA (
Pusat) MELALUI FORMULIR EXPORT IMPORT TRANSACTION.
Berikut langkah
yang dapat Anda lakukan untuk mengekstract Database
Cabang:
Klik menu
utama File – Export Import Transaction
Filter
tanggal pembuatan transaksi (Filter by Created Date) transaksi yang akan Anda eksport (extract). Tanggal pembuatan transaksi (created date) adalah tanggal penginputan transaksi di ACCURATE (sesuai
dengan tanggal sistem).
Filter Tipe
Data (Data Type) yang ingin Anda eksport (ekstrak). Filter Tipe Data (Data Type) terdiri dari:
Data Type :
Original :
Data yang dibuat di
database itu sendiri
Imported :
Data hasil import
transaksi
Status :
No Status : Data yang belum diexport
Exported : Data yang sudah pernah diexport
Source Status
Inserted :
Data dibuat
Delete : Data dihapus
User
Name :
Filter nama-nama user yang melakukan pembuatan transaksi
Transaction
Type : Filter transaksi mana saja yang ingin dimunculkan pada Daftar
Transaksi.
Transaksi yang akan diexport
sesuai dengan filter
yang Anda buat akan secara otomatis
ditampilkan
pada grid/detail Daftar Transaksi. Centang transaksi yang ingin Anda Export lalu klik
tombol Export
Checked Data.
Ilustrasi Gambar :
Kita bisa memfilter transaksi apa saja yang ingin kitaekspor berdasarkan
tanggal pembuatan, maupun
tanggal transaksi tersebut berada .Dengan melihat di kolom filter
tanggal yang ada pada kiri atas
Memilih type
transaksi yang akan di import, tidak semuatransaksi bisa diimpor. Anda bisa
melihat dari kolom kiri bawah untuk mengetahui transaksi apa saja yang bisa di
ekspor-impor
Jika transaksi belum berubah, kita bisa mengklik tombol perbaharui
(refresh) atau tekan tombol f5
Setelah itu tinggal di centang transaksi apa saja yang ingin di eksport
Klik tombol ekstract data terpilih/Eksport (bisa dilihat pada Ilustrasi
gambar dibawah ini ); lalu akan muncul kotak save as, dan simpan dalam bentuk
typefile XML
PUSAT
MENGIMPOR FILE XML DATABASE CABANG MELALUI FILE EKSTRACT IMPORT TRANSACTION
Agar Proses Import File XML Export dari data Data Cabang berhasil dilakukan,
anda harus terlebih dahulu mendaftarkan ( Menambahkan ) Kode (ID) Database
Cabang yang akan diimport pada Database Pusat
Kode Database adalah kode (ID) database yang secara otomatis
dibuatkan oleh accurate pada saat pembuatan database baru. Kode ini secara
otomatis dicantumkan di tab branch ID Form Company Info
Untuk
melihat Branch ID klik Menu Setup(Persiapan) | Company Info(Informasi
Perusahaan) | Klik Branch ID(ID Cabang) seperti gambar Berikut :
Input kan Kode Branch ID ( Database Cabang) di Database Pusat di
Form Company Info seperti Gambar diatas
Setelah Menginputkan Kode database Cabang, Lakukan import file XML
export database cabang dengan cara :
1.Klik Menu File – Extract Import Transaction / Berkas – Eksport
Import Transaksi :
2. Pada tampilan Export Import Transaction, Klik Tombol Import data,
lalu pada Windows open pilih file XML
Database Cabang yang akan diimport lalu klik tombol open
3.Tunggu beberapa saat, ACCURATE akan melakukan Proses Import file
XML Database Cabang.Setelah Proses Import Selesai dilakukan, Accurate Akan
Menampilkan Pesan yang menginformasikan Jumlah data yang berhasi diimport dan
jumlah data yang tidak berhasil (gagal)
Diimport, Berikut perhatikan gambar dibawah ini :
4.Klik Tombol OK, Proses Import File XML Database Cabang telah
selesai dilakukan
